أتمتة المستندات ثنائية اللغة: الفواتير والعقود والنماذج بالعربية والإنجليزية

تتعامل الجهات في قطر مع تدفق مستمر من المستندات بلغتين: فواتير الموردين، وأوامر الشراء، والعقود، ونسخ الهويات، والشهادات، والخطابات الرسمية، ونماذج الطلبات. ويصل كثير منها مسحاً ضوئياً أو صوراً من الهاتف. وإعادة إدخالها يدوياً في الأنظمة بطيئة، وتظهر أخطاؤها لاحقاً في صورة نزاعات على المدفوعات أو مشكلات امتثال.

لماذا المستندات العربية أصعب

• الحروف المتصلة: يتغير شكل الحرف العربي بحسب موقعه في الكلمة، ويطمس المسح الضوئي مواضع الاتصال بين الحروف.
• اختلاط الاتجاه: تُكتب العربية من اليمين إلى اليسار، بينما تُكتب الأرقام والرموز والكلمات الإنجليزية داخلها من اليسار إلى اليمين، وكثيراً ما يُفسد الاستخراج البسيط ترتيبها.
• نظاما أرقام: قد يستخدم المستند الواحد الأرقام الغربية (من 0 إلى 9) والأرقام العربية الهندية (من ٠ إلى ٩)، أحياناً في الجدول نفسه.
• تقويمان: قد تكون التواريخ ميلادية أو هجرية، ويجب أن يعرف النظام أيهما قبل أن يقارن بينها.
• الأسماء والتهجئة: يمكن كتابة الاسم الواحد بالإنجليزية بطرق كثيرة، ما يعقّد مطابقته مع السجلات القائمة.
• الأختام والتواقيع والكتابة اليدوية المتداخلة مع النص المطبوع.

كيف تعمل المنظومة الحديثة

كانت تقنية التعرف الضوئي التقليدية تحوّل الصورة إلى حروف وتترك الباقي لقوالب ثابتة تتعطل كلما غيّر المورد تصميم مستنده. أما النماذج الحديثة التي تجمع بين الرؤية واللغة فتقرأ الصفحة بطريقة أقرب إلى الإنسان: تفهم التخطيط والجداول والعناوين باللغتين، ويمكنها استخراج الحقول إلى بنية محددة دون قالب لكل مورّد. وتتكون المنظومة المتينة من خمس خطوات:

• الاستقبال: تصل المستندات عبر البريد أو الرفع أو الماسح الضوئي، ويحدد النظام نوعها (فاتورة أو عقد أو نموذج) ولغتها.
• الاستخراج: يملأ النموذج بنية محددة، كالمورد ورقم الفاتورة والتاريخ والبنود والإجماليات، ويربط كل قيمة بموضعها في الصفحة.
• التوحيد: تحويل الأرقام إلى نظام واحد، وتحويل التواريخ الهجرية مع الاحتفاظ بالأصل، ومطابقة الأسماء مع سجلات الموردين أو العملاء لديك.
• التحقق: تفحص قواعد العمل النتيجة: مجموع البنود يساوي الإجمالي، وأمر الشراء موجود، والمورد معتمد، والتاريخ منطقي.
• التوجيه: تذهب المستندات السليمة مباشرة إلى النظام المستهدف، ويُحال كل ما فيه شك إلى موظف مع إبراز الحقول المشكوك فيها.

الإنسان يبقى صاحب القرار

نادراً ما تكون الأتمتة الكاملة هدف اليوم الأول. حدّد حداً للثقة لكل حقل: القيم الموثوقة تمر آلياً، والباقي يؤكده موظف في شاشة مراجعة تعرض كل قيمة مستخرجة بجوار الأصل. وتُسجَّل كل عملية تصحيح، فيتوفر لديك سجل تدقيق والأمثلة اللازمة لتحسين النظام. ومع ثبوت الدقة تزداد نسبة المستندات التي تُعالج دون مراجعة.

العقود تختلف عن الفواتير

الفواتير تدور حول الحقول، أما العقود فتدور حول المعنى. وفي العقود يفيد الذكاء الاصطناعي أكثر ما يفيد في تلخيص الشروط الرئيسية، وتمييز البنود التي تختلف عن نموذجك المعتاد، ومقارنة النسختين العربية والإنجليزية من الاتفاقيات ثنائية اللغة، والإجابة عن الأسئلة مع الإحالة إلى البند المعني بدقة. ويبقى الرأي القانوني لمحاميك، ويعرض النظام مصادره ليتحققوا منها بسرعة.

قِس قبل الإطلاق

خذ ما بين 100 و200 مستند حقيقي من مورديك ونماذجك، بما فيها المسوحات الرديئة، ودوّن القيم الصحيحة. وقِس الدقة لكل حقل لا لكل مستند: فالنظام الذي يقرأ الإجماليات بدقة تامة ويخطئ في التواريخ يحتاج إلى علاج مختلف عن نظام يتعثر في الكتابة اليدوية. وأعد تشغيل المجموعة نفسها كلما تغيّر النموذج أو القواعد.

من أين تبدأ

اختر نوع المستند الأكثر حجماً والأوضح قواعد، وغالباً ما يكون فواتير الموردين، واربط النتيجة بالنظام الذي يحتاج إلى البيانات. ويغطي عملنا في الأتمتة بالذكاء الاصطناعي ذلك من الاستقبال إلى التكامل، أو تحدث إلينا ومعك عينة من مستنداتك.